ERP系统建设有助于提高企业管理水平

       辽河油田公司是中国石油天然气集团公司的骨干企业，是中国最大的稠油、高凝油生产基地。经过多年的发展，公司形成了以石油和天然气业务为核心、工程技术、工程建设、天然气利用、各种运营、矿区服务等业务协调发展的模式。围绕中国石油建设综合国际能源公司的目标，公司建立了协助信息手段实现战略目标的措施，其中总部建设ERP该系统作为公司管理的核心信息系统，可以为企业节省大量的人力、物力和财力，减少人为因素的干扰，提高内部控制能力，提高管理效率，为企业提供及时、准确、方便、科学的决策信息。辽河油田是中石油勘探和生产部门ERP系统建设首批推广实施单位，于2009 年10月启动ERP项目于2010年9月完成系统启动，按照统一组织、总体设计、分步实施、持续优化的推广模式，于2011年3月进入单轨运行，率先实现中石油上市与未上市业务同步启动。辽河油田ERP由于领导重视和科学务实的规划，组织精细，项目有效实施，系统建设的高效率。ERP系统建设设为一把手工程，它一直受到企业决策者的高度重视。在项目启动阶段，油田成立了以总经理为主任的项目指导委员会和以副总经理为主任的项目经理部，建立了满意度ERP项目实施所需的网络环境从人力、物力、财力等方面提供支持和保障；项目前期，公司领导带头学习普及ERP知识，积极参与蓝图设计，集体讨论确定实施范围，监督项目和质量控制，强调和明确信心，努力工作，克服困难，确保辽河油田按集团公司要求完成ERP项目建设要求；在项目建设过程中，通过高效务实的会议和决策手段解决ERP跨业务、跨部门问题，协调项目资源，把握项目方向，促进项目工作的有序发展。1 问题及对策 辽河油田ERP7 系统建设主要面临挑战： ①企业规模大，业务复杂；②业务管理存在许多不确定性ERP系统运行要求差距较大；③持续重组和业务调整导致系统实施可控性差；④公司自建系统复杂，整合难度大；⑤公司拥有大量数据，标准不统一，数据清理工作量大；⑥员工对ERP系统的理解和接受能力参差不齐，对ERP公司能否建立和推广系统应用缺乏信心；⑦ERP系统实施时间紧，任务重，要求高。面对问题和挑战，项目经理认真组织实施业务领导、部门协调工作机制，一方面将业务部门和信息部门的主要骨干纳入项目经理，参与系统规划、方案设计，另一方面落实任务、责任和工作计划，协调资源，促进协调。ERP在项目实施和建设过程中，业务部门选派80名优秀士兵全心全意投入项目建设，安排7 优秀业务骨干作为现场领导跟踪监督ERP在项目建设中，信息部门派出18名信息技术人员参与项目各阶段的组织协调，共同做了大量有效的工作。在业务部、信息部和二级单位的密切合作下，辽河油田完成了需求研究、蓝图设计、系统测试ERP与FMIS大规模协作任务，如集成测试、终端用户培训、数据收集整理、数据集中检查和导入等，确保了ERP高水平、高质量、高效地完成施工任务。重视项目规划，建立沟通机制，保持信息对称，确保项目建设有序进行。ERP在项目实施和建设的各个阶段，项目经理部制定了明确的目标和详细的工作计划，明确了责任和分工，认真组织了项目任务的实施、跟踪、检查和总结，确保了各阶段工作的稳定有序进行。通过双周例会制度和部门批准制度，ERP协同工作平台和ERP联络人在各级领导、业务办公室、二级单位和内外咨询团队之间建立了高效、畅通的沟通机制，为项目的顺利发展创造了有利条件。在分析和吸收其他油田建设经验的基础上，结合公司的组织结构和业务特点ERP在系统需求研究、集成测试、终端用户培训、数据采集、系统在线等阶段，创造性地开展工作，取得了良好的效果。根据公司建立的创新工作模式，在需求研究过程中同时进行ERP宣传贯彻系统建设理念和技术培训，既增强了员工对ERP由于调查对象(公司员工) 对系统建设项目的理解和认可，也使得调查工作的需求ERP有一定的认知和更好的合作，更好地探索业务需求，更快地实现需求研究的效果，为系统蓝图设计提供可靠的依据。在综合测试阶段，打破常规，安排业务人员直接参与两轮综合测试，提前发现和解决问题，提前熟悉系统功能，为ERP该系统的顺利启动和数据切换奠定了基础。ERP系统终端培训的作用和效果分类编写了各种简单易用的操作手册，专门为不同层次的用户设计了有针对性的培训课程，并进行了差异化培训，实现了培训活动与培训对象的匹配和统一，取得了良好的培训效果。为了保证质量、数量和数据收集和整理，确定了分散收集和集中审计的数据收集和数据处理方案和技术路线，统一了数据标准，确保了数据的完整性和准确性。在系统启动阶段，严格按照数据对话的要求，采用集中数据检查和导入工作模式，同时确保数据质量，系统在线切换高效完成。2 主要成果及效果分析 辽河油田ERP系统建设过程是进一步理顺管理流程，规范管理行为，明确库存资源，巩固管理基础的过程。主要成果如下： （1）促进业务信息集成。ERP系统涉及辽河油田油气生产、工程技术、工程建设、炼油化工等7条业务线，涵盖项目、材料、设备、生产、销售、财务管理6个业务模块，实现项目、财务、材料、设备、生产、销售业务，改变以往业务系统的独立运行，打破跨部门信息障碍，形成ERP以财务管理和各种资源管理为核心，实现财务与业务、业务与业务之间的信息共享与整合。ERP应用前，财务、业务两本账；ERP应用后，业务财务无缝集成。一套财务业务账户，每月对账已成为历史。管理层可以实时查询各成本控制点的成本发生情况，进行纵向和横向比较分析，实现成本的实时控制；可、账簿、凭证、业务渗透查询，实时跟踪业务信息，实现逆向追溯查询。(2)促进业务流程标准化。ERP项目建设全面梳理了公司200多个流程，公司主要经营活动均按规范经营，在ERP系统统中留下清晰的痕迹，直观地显示和监督采购、销售、价格等关键信息，使企业业务活动更加科学、标准化、精细、透明，真正建立了垂直数据连接和水平数据共享的良好机制。（3）促进了业务管理的实时化。系统建设固化了现有的内部控制相关业务流程ERP在系统中，业务流程和内部控制系统更加标准化，内部控制管理延伸到操作层，提高了内部控制管理的强制性和有效性。ERP系统实现管理过程的实时控制，将公司的管理工作转移到事前和事中，实现生产经营活动的全过程和全方位控制。ERP应用程序完成后，改变了以往多个系统的自上而下实施、自下而上、事后反映的信息沟通方式。信息数据由一个平台实时生成，数据是唯一的、真实的、可靠的。例如，财务报表从汇总到实时查询，项目细节可以实时查询各种费用。(4)促进业务管理的精细化。ERP系统将独立的业务单元与完整的业务生命链连接起来。财务管理与项目、材料、设备、销售管理实现业务联动和综合运行，确保财务信息与业务信息的实时同步，使会计管理更加清晰。ERP应用后，实现实时分摊运营成本，实现块成本自动计算，确保油气成本分摊指标的准确性和及时性；通过设备分类账和设备维修业务的有效集成，确保设备维修管理的精细化；通过项目预算控制功能，避免过度投资，实现投资计划与财务结算的有效联系，提高投资计划的控制水平。（5）促进了科学的管理决策。ERP系统在线运行，各部门在同一管理平台上合作，有效提取、统计、分析和使用大量基础数据和业务数据，为决策提供数据支持；利用系统功能及时准确地提供生产经营和财务资产信息，准确描述和定量分析关键决策环节和业务操作流程，为油田决策提供重要依据，提高了企业的科学决策水平。3 应用和展望 ERP在系统建设和应用中，仍然存在一些和应用ERP要求不适应的问题需要结合实际情况进行改进，主要体现在： （1）现行管理和ERP概念之间有很大的差距。管理层次多，管理不规范，部门与岗位协调能力差。（2）业务流程和管理体系需要进一步改进。一些业务流程暴露了一些ERP管理不适应的矛盾和问题，个别环节业务管理职责定位不明确，甚至职责交叉、长期管理等问题。（3）人员质量急需提高，部分单位忽视了ERP整体合作要求导致上下游业务流程衔接不畅。(4)运维水平有待进一步提高。ERP系统运行的早期阶段是各种问题集中爆发的时期。随着应用的深入，将有大量的系统改进和优化需求。ERP在线运行系统是公司信息化建设过程中的一个重要里程碑，也是下一步工作的新起点，ERP系统的深化应用还有很长的路要走。①持续优化业务流程，ERP系统运行一年的实践表明，从实际需求和简化管理出发，完善现有管理模式，规范和优化管理业务流程，建立企业业务流程描述规范，建立业务流程管理体系，支持业务流程分析和持续优化，为不同管理体系的逐步整合和企业流程再造提供强有力的分析和决策支持，使管理逐渐平坦、透明、专业，确保ERP系统规范有序高效运行；②持续优化系统功能，目前ERP系统满足投资计划和项目管理、材料管理、设备管理、销售管理、财务管理等业务内容的需求，下一步是逐步满足过程管理、绩效分析、投资组合优化、物流资源配置、现金流分析和人力资源管理，逐步实现工作环境优化和管理环境的实时化；③继续深化系统应用，深入挖掘现有模块功能ERP智能分析系统中的大量业务数据，将其转化为有用的决策信息，构建覆盖油田生产经营动态信息的分析系统，完善油田生产经营关键绩效指标体系，逐步建立生产、开发、成本预警机制，及时跟踪反馈信息，有效管理业务活动，协助高级管理层做出科学决策，使系统数据资源发挥更大的应用效益。4 结论 ERP系统建设不仅是一个复杂的项目管理过程，也是一个管理变革的过程。项目实施过程中的每个环节都与ERP因此，只有科学合理的组织管理、全面有效的监督控制，才能有效保证系统建设的成败ERP实施质量。系统上线后，必须进行持续的用户培训，加强应用管理和考核，不断提高ERP只有提高管理效率和管理水平，系统应用水平才能提高ERP从能用到易用，系统真正成为提高企业生产经营管理水平的有力助推力。